Conseil de la Vie Sociale (C.V.S.)

7 Questions-réponses concernant la mise en œuvre des Conseils de la Vie Sociale :

« De la loi à l’esprit de la loi… »

Les conseils de la vie sociale (CVS) ont été instaurés par la loi n° 2002-2 du 2 janvier 2002 rénovant l’action sociale et médico-sociale. Au-delà du rappel des principales dispositions législatives et réglementaires régissant son organisation et son fonctionnement (CASF, L. 311-6 et D. 311-3 à D. 311-32-1), ce document vise à rappeler certaines recommandations de bonnes pratiques professionnelles définies par la Haute Autorité de Santé et autres pratiques remarquables déjà en place à l’AAPISE.

1 – Quelles sont les principales missions du CVS ?

Le conseil de la vie sociale donne son avis et peut faire des propositions sur toute question intéressant le fonctionnement de l’établissement ou du service, notamment sur :

  • L’organisation intérieure et la vie quotidienne ;
  • Les activités, l’animation socioculturelle et les services thérapeutiques ;
  • Les projets de travaux et d’équipements ;
  • La nature et le prix des services rendus ;
  • L’affectation des locaux collectifs, l’entretien des locaux, les relogements prévus en cas de travaux ou de fermeture ;
  • L’animation de la vie institutionnelle et les mesures prises pour favoriser les relations entre ces participants ;
  • Les modifications substantielles touchant aux conditions de prises en charge.

Le CVS est obligatoirement consulté sur l’élaboration et la modification du règlement de fonctionnement, ainsi que concernant le projet d’établissement ou de service. De même, il est avisé des dysfonctionnements et des événements indésirables qui affectent l’organisation ou le fonctionnement de la structure.

  • Afin d’enrichir le contenu des échanges lors des réunions du CVS, un soutien permettant de réinterroger l’ensemble des missions ci-dessus énoncées est proposé à l’occasion des différentes séances de préparation.
  • Dans un souci d’apporter de manière réactive des réponses concrètes aux demandes des bénéficiaires, une attention particulière doit être portée aux différents événements ponctuant l’année (exemples : organisation des séjours de vacances, décoration des locaux à l’occasion des fêtes de Noël, consultation concernant les travaux projetés, etc.).
  • En vue de s’assurer de la prise en compte effective des demandes formulées, un suivi des actions doit être organisé entre chaque réunion de CVS (exemples : tenue d’un échéancier indiquant les dates de réalisation de chaque action, rencontres intermédiaires avec les Président et Président suppléant du CVS, etc.).
  • En complément des réunions de CVS, des enquêtes de satisfaction et autres questionnaires peuvent être élaborés en vue de recueillir l’avis des personnes accompagnées et de leur famille. 

2 – Qui participe au CVS ?

Le conseil de la vie sociale comprend au moins :

Le nombre des représentants des personnes accueillies, d’une part, et de leur famille ou de leurs représentants légaux, d’autre part, doit être supérieur à la moitié du nombre total des membres du conseil.

  • Afin de favoriser le droit d’expression, la participation d’un nombre maximum de bénéficiaires, de familles et de représentants légaux doit être encouragée. En fonction de l’ordre du jour, des personnes extérieures à la structure (exemples : anciens usagers, représentants élus de la commune, etc.) peuvent être invitées à participer aux débats.
  • Afin de favoriser le droit d’expression, la participation d’un nombre maximum de bénéficiaires, de familles et de représentants légaux doit être encouragée. En fonction de l’ordre du jour, des personnes extérieures à la structure (exemples : anciens usagers, représentants élus de la commune, etc.) peuvent être invitées à participer aux débats.
  • Des actions de formation à la fonction représentative doivent être proposées individuellement ou collectivement aux représentants des personnes accueillies afin que ceux-ci puissent exercer leur mandat dans les meilleures conditions.
  • L’organisation et la préparation des CVS ne doit pas reposer uniquement sur les représentants élus des salariés. Tous les professionnels, quelles que soient leurs attributions, doivent contribuer activement à la vie de cette instance.

3 – Qui préside le CVS ?

Le Président du conseil et son suppléant sont élus au scrutin secret et à la majorité des votants par et parmi les membres représentant les personnes accueillies ou en cas d’impossibilité ou d’empêchement, par et parmi les familles ou les représentants légaux.

  • Autant que possible, le Président du CVS doit être encouragé à conduire les débats et à prendre les décisions qui lui incombent en vue d’assurer le bon déroulement des séances.
  • A titre de rappel, le directeur ou son représentant Siège avec voix consultative. Celui-ci doit veiller à favoriser la circulation de la parole afin que les représentants des personnes accueillies, des familles et/ou des représentants légaux puissent s’exprimer librement et le plus largement possible.
  • Autant que possible, le Président du CVS doit être encouragé à conduire les débats et à prendre les décisions qui lui incombent en vue d’assurer le bon déroulement des séances.
  • A titre de rappel, le directeur ou son représentant Siège avec voix consultative. Celui-ci doit veiller à favoriser la circulation de la parole afin que les représentants des personnes accueillies, des familles et/ou des représentants légaux puissent s’exprimer librement et le plus largement possible.

4 – Quelle est la fréquence des réunions ?

Le CVS se réunit au moins 3 fois par an sur convocation du Président qui fixe l’ordre du jour des séances. Celui-ci doit être communiqué au moins huit jours avant la tenue du CVS et être accompagné des informations nécessaires.

  • En fonction des besoins et des événements liés à l’actualité institutionnelle, des réunions supplémentaires peuvent être programmées à la demande des deux tiers des membres du CVS ou de la personne gestionnaire.
  • Afin de promouvoir la participation de l’ensemble des représentants du CVS, un calendrier indiquant les dates des futures réunions est établi chaque année de manière collégiale. Cet agenda est transmis au Président de l’AAPISE.

5 – Un relevé de conclusions est-il obligatoirement établi après chaque réunion ?

Le relevé de conclusions de chaque séance est établi par le Secrétaire de séance, désigné par et parmi les personnes accueillies ou prises en charge ou en cas d’impossibilité ou d’empêchement, par et parmi les représentants des familles ou représentants légaux, assisté en tant que de besoin par l’administration de l’établissement, service ou lieu de vie et d’accueil. Il est signé par le Président.

  • Selon les possibilités de prise de notes et de rédaction présentées par les représentants des personnes accueillies, un soutien des professionnels de l’établissement ou du service sera systématiquement proposé.
  • Afin de rendre l’information accessible à tous, le relevé de conclusions doit être rédigé en adoptant une forme de communication adaptée (EX : pictogrammes, traduction du texte en « facile à lire et à comprendre FALC », etc.).
  • Dans le souci de préserver le sens de cette instance et de permettre aux personnes accueillies d’obtenir des réponses rapides et concrètes aux demandes formulées, un relevé de conclusions provisoire doit être porté à la connaissance des membres du CVS au plus tard dans le mois suivant la date de la dernière réunion.
  • Ce relevé de conclusions sera ensuite transmis en même temps que le prochain ordre du jour en vue de son adoption par le CVS. Il sera adressé au Président de l’AAPISE et fera l’objet d’un affichage sur un panneau spécifiquement dédié aux informations du CVS.

6 – Qu’en est-il de la confidentialité des échanges ?

Le CVS étant une instance visant exclusivement à associer les « usagers », personnes concernées au fonctionnement de l’établissement, celui-ci n’a pas vocation à s’exprimer et à statuer sur les situations individuelles des bénéficiaires accueillis.
Toutefois, les informations échangées lors des débats qui sont relatives aux personnes doivent rester confidentielles.

  • A l’occasion de chaque début de mandat, une information concernant les règles de confidentialité (respect de la vie privée, protection des données personnelles, etc.) est délivrée aux membres élus du CVS. Un rappel des obligations en matière de secret et de discrétion professionnels est également effectué à l’adresse des représentants des salariés. Ces différentes recommandations sont régulièrement réitérées en cours de mandat, ainsi que lors de la venue d’une personne extérieure à l’établissement.

7 – Quels sont les autres droits garantis aux personnes accueillies et à leurs représentants ?

  • Le temps de présence des personnes en situation de handicap accueillies en ESAT dans les instances de participation est considéré comme un temps de travail.
  • Les représentants des personnes accueillies peuvent en tant que de besoin se faire assister d’une tierce personne ou d’un organisme aidant à la traduction afin de permettre la compréhension de leurs interventions.