L’Association APISE recrute pour son Siège Social, situé 4 avenue de Verdun à Arpajon :

Un(e) assistant(e) de Direction Générale des établissements et services de l’AAPISE

(femme ou homme)

En CDI temps plein CCN 66

Poste à pourvoir immédiatement

L’assistant (e) de direction est rattaché (e) à la Direction Générale des établissements et services gérés par l’Association APISE.

Il (elle) assure les tâches polyvalentes d’assistante pour la Direction Générale, le Conseil d’Administration de l’Association et les fonctions support du siège social de l’AAPISE.

Il (elle) assure également la gestion administrative et logistique et les agendas des réunions intéressant les instances représentatives du personnel.

L’assistant (e) de direction est hiérarchiquement rattachée à la Direction Générale, sous l’autorité du D.G.


Missions :

L’assistant (e) exécute des actes administratifs et de gestion courante ;

Il (elle) recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la Direction Générale et des instances associatives. Il (elle) informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

Il (elle) prend en charge, en lien avec le D.G, l’organisation matérielle et logistique des réunions des IRP, des instances associatives (Bureau, CA et AG).


Gestion administrative

  •  Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes ; ·  Assurer les prises de rendez-vous ;
  •  Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques ;
  •  Suivre la circulation des parapheurs ;
  •  Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances ;
  •  Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports, etc.), les reproduire et les diffuser ;
  •  Traiter et diffuser des informations internes et externes ;
  •  Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur ;
  •  Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe ;
  •  Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions ;
  •  Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière ;
  •  Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines des structures en appliquant les procédures dédiées ;
  •  Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative ;
  •  Classer, pré-archiver les documents en lien avec les autres services ;
  • Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information administrative ;
  •  Participer à l’organisation d’évènements internes et à l’organisation matérielle des élections ;
  •  Suivre certains dossiers transversaux (…) et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés.

Organisation administrative et logistique des réunions des instances et suivre la régularité du calendrier

  •  Gérer l’organisation matérielle et logistique des réunions ;
  •  Assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations ;
  •  Vérifier la régularité des réunions : quorum….
  •  Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes rendus de réunions et les diffuser (interne, ENT…), finaliser les rédactions des procès-verbaux, les comptes rendus de réunions lorsque ceux-ci sont externalisés
  •  Suivre le prestataire de prise de notes.

Gestions transversales des fonctions centralisées

  • Les banques

Ouverture des comptes et suivi de leur fonctionnement.

  • Le parc automobile locatif

Demande de devis, commande de véhicules, suivi jusque la livraison et gestion des restitutions.

  • Le parc assurantiel

Assurer les nouveaux véhicules et locaux, demande d’attestations, gestion et déclaration uniquement des sinistres du Siège (véhicule et autres).

  • Le parc informatique

Gestion des interventions auprès du prestataire pour les problèmes de messagerie.

  • Le parc bureautique

Mise en place et suivi des nouveaux contrats.

  • Centralisation des audits

Lien entre le cabinet expertise comptable et les services du Siège social concernés pour collecte et transmission des documents.

  • Les dossiers de subvention de l’Association

Envoi des courriers aux mairies pour demande de subvention, remplir le dossier et y joindre les documents demandés (rapport CAC, budget prévisionnel, liste des membres du CA, rapports d’activité présentés à l’AG, etc.).


Connaissances :

  • Maîtrise des techniques de communication orale et écrite.
  • Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
  • Maitrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie.
  • L’organisation et le fonctionnement des associations agissant dans le secteur de l’économie solidaire ;
  • Prendre en charge des aspects logistiques de la Direction Générale (gestion du stock des fournitures bureautiques, photocopieur, informatique…)
  • Savoir se positionner dans un jeu complexe d’acteurs multiples et de réseaux et faire avancer les politiques définies par l’association ;
  • Comprendre le rôle d’un directeur général dans une association relevant de l’économie sociale et solidaire : place de l’éthique, délégation de pouvoir, mandat, lien avec l’analyse des besoins des populations, avec les politiques publiques, etc.
  • Capacité à orienter, à contrôler et à pré valider le travail des équipes suivant les recommandations du D.G. Connaissances générales en droit social et en droit du travail, en gestion, en réglementation sectorielle.
  • Savoir repérer des partenariats émergents, impulser une dynamique de travail en réseau autour d’un projet validé par la direction générale.
  • Savoir capter la demande et orienter les différents partenaires (élus, services techniques, financeurs…).

Compétences opérationnelles :

  • Très bonnes capacités rédactionnelles et d’expression orale ;
  • Rigueur, sens de l’organisation et autonomie de travail ;
  • Sens des priorités ;
  • Sens de l’organisation ;
  • Capacité́ à prendre des initiatives ;
  • Capacité́ à rendre compte de son activité́ de manière spontanée et synthétique ;
  • Capacité́ à s’adapter aux changements, à faire face à des situations d’urgence ;
  • Savoir gérer son activité́ dans un calendrier et un cadre de gestion avec plusieurs directeurs.

Savoir être :

  • Discrétion
  • Très bon sens relationnel
  • Calme
  • Autonome
  • Accueillante
  • Capacité d’anticipation
  • Force de proposition
  • Sens de l’écoute
  • Sens du service public

Recrutement :

Une expérience de 3 ans minimum dans le secteur médico-social est souhaitée.

Domaine de formation souhaité : Bac + 2 (notions juridique et comptable appréciées).

Candidature à l’attention de :

M. Ismaïl MESLOUB
Directeur général

A.A.P.I.S.E. Siège Social
4, avenue de Verdun
91290 Arpajon

    01 69 26 15 50

    direction-generale.siege@aapise.fr

     Du lundi au vendredi de 9h00 à 17h00