1 assistant(e) administratif(ve) (H/F)

Présentation de l’établissement :

Le SHAVS « Point-Virgule » propose 91 places pour accompagner des adultes en situation de handicap (troubles psychiques, déficience intellectuelle, TSA-TED…), répartis en 39 parcours SHAVS et 52 parcours SAVS. Les accompagnements sont réalisés dans les locaux du service, dans le cadre d’accompagnements véhiculés, ainsi qu’au domicile des personnes.

Vous rejoignez une équipe pluridisciplinaire constituée de professionnels : cheffe de service, éducateurs spécialisés, moniteurs-éducateurs, assistant de service social, moniteurs adjoints d’animation, animateur, professeurs d’éducation physique adaptée, psychologue, veilleurs de nuit et agent technique.

Le poste s’exerce au siège du SHAVS et auprès de ses unités fonctionnelles (accompagnement, accueil temporaire, accueil de jour, hébergement intégré, hébergement éclaté et appartements privatifs). Placé(e) sous l’autorité hiérarchique du directeur de pôle et de la cheffe de service, vous occupez une position centralisée : vous assurez le lien avec les partenaires de projet, les réseaux externes ainsi qu’avec les commanditaires financiers et sociaux.

Missions principales :

Appui administratif à la direction du service

• Assurer le secrétariat de la cheffe de service et du directeur de pôle : gestion des agendas et des plannings, filtrage des informations et des appels ;
• Organiser le planning des rendez-vous et des réunions de travail de la direction du service ;
• Préparer et organiser les réunions institutionnelles : convocations, constitution des dossiers préalables ;
• Réaliser et centraliser les comptes rendus, y compris la prise de notes en réunion aux côtés de la cheffe de service ou du directeur de pôle ;
• Assurer la circulation de l’information entre la direction, les équipes et le siège, et diffuser les notes de service ;
• Assurer la mise à jour des documents institutionnels et de l’affichage obligatoire du service.

Administration de la commande sociale (MDPH – CCAS – DPAH)

• Formaliser le dossier administratif d’étude de la demande présentée en commission d’admission ;
• Constituer et suivre le dossier d’aide sociale, et acter l’accusé de réception par le CCAS ;
• Suivre les retours de notification DPAH et relancer les agents instructeurs ;
• Assurer le lien avec le référent en charge des dossiers MDPH ;

Administration des projets d’accompagnement personnalisés

• Constituer et suivre les dossiers en lien avec les référents éducatifs ;
• Élaborer les contrats d’accompagnement personnalisés ;
• Élaborer les projets d’accompagnement personnalisés (PAP) et leurs avenants, dans les conditions contractuellement fixées ;

Gestion coordonnée des parcours des personnes accompagnées

• Assurer le premier contact avec la personne accompagnée et l’étayage de sa demande ;
• Informer les personnes accompagnées sur les conditions d’admission et les missions du service ;
• Suivre le dossier d’admission, constituer et tenir à jour le dossier social de l’usager ;
• Assurer l’accueil physique et téléphonique et diffuser les messages aux unités concernées ;
• Suivre la liste d’attente et les orientations reçues via ViaTrajectoire ;
• Tenir le dossier de l’usager dans le logiciel métier (DUI) et veiller à la complétude des pièces.

Gestion administrative, comptable et organisation du personnel

• Gérer le planning du personnel et celui de la direction du service, et créer les outils de suivi associés ;
• Préparer les éléments variables de salaire et satisfaire aux obligations relatives à l’administration et à la gestion du personnel ;
• Traiter les courriers, suivre et finaliser les démarches administratives, classer et archiver ;
• Tenir la caisse et effectuer des opérations comptables simples ;
• Tenir à jour l’état des créances et les échéanciers d’apurement de la dette des personnes accompagnées ;
• Participer, dans le cadre de ses fonctions, à la vie institutionnelle et au projet associatif de l’AAPISE ;
• Assurer le suivi administratif du personnel en lien avec le siège : visites médicales, absences, congés et dossiers individuels ;
• Passer les commandes de fournitures et assurer la logistique courante du service ;
• Tenir les tableaux de bord et les indicateurs d’activité du service.

Profil :

• Titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 minimum en gestion administrative ou en assistanat (BTS GPME, SAM ou équivalent) ;
• Expérience confirmée sur un poste d’assistanat administratif, idéalement dans le secteur social ou médico-social ;
• Connaissance du secteur du handicap et des dispositifs MDPH, CCAS et aide sociale appréciée ;
• Maîtrise des outils bureautiques ; l’usage d’un logiciel de dossier de l’usager constitue un atout ;
• Très bonnes capacités rédactionnelles et d’expression orale ;
• Rigueur, sens de l’organisation, des priorités et autonomie de travail ;
• Capacité à prendre des initiatives et à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique ;
• Capacité d’adaptation et aptitude à faire face aux situations d’urgence ;
• Qualités relationnelles, sens de l’accueil et gestion des sollicitations multiples ;
• Discrétion et sens de la confidentialité ;

Conditions :

• Rémunération selon la CCNT66, avec reprise d’ancienneté ;
• Horaires de journée, aménageables sur 4,5 jours ;
• Prise de poste au 1er octobre 2026, avec une période de passation assurée aux côtés de la titulaire du poste avant son départ en retraite ;
• Lieu de travail : SHAVS « Point-Virgule », Arpajon (91290) ;

Participation aux frais de transport en commun, mutuelle d’entreprise, CSE.